Filip en Sofie maakten de sign-in operationeel op 2  februari 2010. De nieuwe link wordt http://sign-in.triathlon.be 

 

Er zal een bestand zijn waarop exact zal aangegeven worden wanneer de (prioritaire) inschrijfperiode opent voor de gelicentieerde atleten en de inwoners van de eigen gemeente en wanneer die afsluit waarmee de inschrijvingen voor iedereen starten. Het komt er dus op neer dat manuele activatie niet meer nodig zal zijn.

De VTDL krijgt de wedstrijdfiche binnen, Sofie Dely voert de gegevens in waardoor de inschrijfmodule wordt aangemaakt en op basis van de ingegeven data zal de sign-in geactiveerd worden.

Vragen van organisaties moeten dus doorverwezen worden naar de Liga, en dus niet meer naar Johan of Filip.

 

Update 19-04-2010 van de functies van de sign-in

 

Korte uitleg in PDF met screenshots

  1. Via een checkbox kunt U als organisator Uw inschrijvingen (tijdelijk of definitief) sluiten. bv als uw maximale inschrijvingen is bereikt maar nog niet iedereen heeft betaald kunt u beslissen om de inschrijvingen weer open te stellen. Of U zet uw afgesloten formulier on-line en wacht van de inschrijvingen open te stellen tot de vooraf aangekondigde dag en uur.
  2. Verder kunt U de ontvangen betalingen aanvinken van de atleten (er verschijnt dan een OK in de deelnemerslijsten) en het bedrag dat ze betaald hebben invullen. Zo weet een atleet dat zijn betaling correct werd ontvangen als hij de deelnemerslijsten eens raadpleegt op uw site. Er verschijnt "1" naast zijn/haar naam in de kolom "betaling".
  3. U kunt atleten die afmelden wissen uit Uw lijsten door op het "eenrichtingsverkeer" te klikken naast de naam van de atleet. De inschrijving wordt dan gewoon geschrapt.
  4. (er is geen "undo" functie hiervoor.
  5. U kunt de gegevens van de atleten die voor uw wedstrijd hebben ingeschreven wijzigen, aanvullen, etc... Het gebeurt regelmatig dat een atleet bv nog geen licentie heeft op moment van inschrijven en dat hij het achteraf naar u mailt. Of hij/zij verwisselt zijn naam en voornaam van plaats, dat is onhandig voor de sortering, U kunt al deze gegevens bereiken als U op het icoontje met het koppeltje klikt naast de naam van de atleet. Voer uw wijzigingen, aanvullingen, etc... uit . Noot: wanneer U de geboortedatum wijzigt zal de categorie automatisch herberekend worden (nogal wat verstrooide atleten vullen de huidige datum in ipv hun geboortedatum, regelmatig zien we zelfs atleten die nog moeten geboren worden) Klik op "opslaan" als U klaar bent, U krijgt een bevestiging dat de update is uitgevoerd en het pop-up scherm sluit zich. Haal eveneens het "-" weg uit het Championchip codenummer, dat streepje mag NIET gebruikt worden. het Championchip nummer in te vullen (veel atleten zien dat staan op hun chip en vullen het dus mee in); het bestaat ALTIJD uit 7 karakters in hoofdletters waarbij dat de cijfers 0 tot 9 en al de letters van het alfabet kunnen gebruikt worden uitgenomen de letter O die steeds moet aanzien worden als een cijfer 0. Opnieuw is hiervan er geen undo functie.
  6. U kunt de borstnummering (al dan niet automatisch) toekennen en terug wissen. Wat is de procedure?
    1. Of U laat alles automatisch gebeuren en vult een bereik in bij de startnummers atleten bv van 1 tot ….. en drukt op start. De alfabetisch gesorteerde lijst wordt automatisch genummerd tot ze vol is. (bereik mag groter zijn dan het eigenlijke aantal dat U onderaan vindt).
      1. Deze procedure werkt niet als U kiest voor "alle reeksen". Het moet dus per reeks gebeuren. Startten er verschillende reeksen in dezelfde wedstrijd dan MOET U aan iedere atleet een apart nummer toekennen; logisch want er mogen NOOIT in eenzelfde wedstrijd identieke nummers voorkomen. Voorbeeld gaat reeks 1 van start om 14u00 en U hebt ze genummerd van 1 tot 100 dan moet u voor reeks 2 die start om 14u10 (dus die in dezelfde wedstrijd zitten) een bereik kiezen dat tenminste start vanaf 101 tot ....
      2. U kunt uw bereik ook laten startten op bv 11 tot .... om dan later zelf de 10 toppers die meestal pas op het laatst in schrijven (of omdat ze een Wildcard hebben) in te schrijven en hun nummer te geven.
    2. Of  U vult eerst zelf de nummers in van de favorieten, meestal zijn dit de laagste nummers. Dan voert U de eerste procedure uit. Het programma zal nu overal waar het een leeg vakje vindt (of een 0) een nummer automatisch toekennen vanaf het hoogste nummer dat de autonummering vindt te beginnen, de reeds ingevulde nummers worden netjes overgeslagen. Start dus het bereik één hoger dan uw toegekende toppers.
    3. Of  U verkiest alles manueel te doen en vult alles zelf manueel in. Let wel hierop zit nog geen controle op dubbele nummering.
    4. Of U beslist te herbeginnen om één of andere reden en alle nummeringen te verwijderen; gebruik daarvoor de knop "alles op 0". Omzichtigheid met deze knop is geboden natuurlijk want er is geen herstelfunctie hiervoor en dus alle nummers die U reeds zelf manueel had ingevuld worden mee gewist. Wees gerust uw ingevulde of aangevinkte betalingsgegevens worden NIET mee verwijderd en er worden geen record van atleten verwijderd.
  7. U kunt de volledige deelnemerslijsten als organisator downloaden van de site (klik daarvoor op de knop [Excell]
  8. De verkorte deelnemerslijsten kunt U via een link die U van de admin's krijgt op uw site laten verschijnen zodat iedereen alle benodigde up-to-date gegevens krijgt. Recent werden  er daar enkele kolommen bijgevoegd met het geslacht van de atleet, de categorie en ook de age-group categorie (dit in functie van een WK of EK)
  9. Verder is het geen erg dat u reeds begonnen bent met een ander systeem, als U uw oude gegevens aan ons verstrekt dan kunnen wij die gewoon importeren in de database en bent U direct vertrokken
  10. Mailings versturen:
    1. Momenteel is er geen module hiervoor ingebouwd in de site. Als het de bedoeling is om alle inschrijvers een email te zenden zou ik dat gewoon zo doen; een mailtje dat U aan uzelf zend en in BCC zet u per 100 gewoon alle deelnemer email adressen.
    2. Dit kan gewoon via copie paste van delen van uw excellijst (bovenaan kan er staan Email in het BCC vakje; die moet U gewoon uitvegen) Waarom per 100? De meeste providers aanzien mails met meer dan 100 geadresseerden als spam en kunnen ‘m tegen houden. Eenmaal die mail is verzonden en in je postvak “verzonden item” staat (dan kan een tijdje duren) doe je hem terug open en kies je bij extra “opnieuw verzenden” en dan veeg je de eerder ingevoegde BCC Adressen uit en vervang je die door een tweede reeks, je kan de handeling nu sneller herhalen omdat de eerste verzonden mail nog open staat. Je doet dit tot alle deelnemers hun copie gekregen hebben, tenminste staan die mails nu in postvak uit. Je zal zien dat het meestal opeens stopt met verzenden en dat het lijkt dat het niet werkt. Dat is normaal, je zult gebanned worden door je provider wegens het versturen van spam voor een halfuur tot een uur. Daarna gaat het verzenden gewoon verder. Uw mailprogramma dus gewoon open laten staan en zijn werk laten doen als het ingesteld is op automatisch verzenden om het kwartier bv.

Nog te doen: